DocChive

حول البرنامج

طريقة العمل

عملية الأرشفة تبدأ من اخذ نسخة الكترونية عن أي نوع وثائق سواء عن طريق الماسح الضوئي (سكانر) عن طريق نفس البرنامج وتحويلها إلى صور أو أي ملفات أو وثائق الكترونية متوفرة على جهازك حتى مع الدعم الكامل لملفات تطبيقات Microsoft Office ,بعد تخزين الوثيقة في النظام يمكنك فهرسة الوثيقة وتعريفها وذلك من خلال معلومات مفتاحيه مثل ( الموضوع - التاريخ - المرسل - المحتوى كاملا أو كلمات مفتاحيه لما تحتويه الوثيقة) كما يمكنك إضافة عدد لا نهائي من التصنيفات الفرعية بعدد لا محدود لكل وثيقة كما يدعم البرنامج طباعة ملصقات الباركود مباشرة من داخله ويمكنك أيضا من البحث بواسطة القارئ الضوئي لهذه الملصقات لاحقا كما و يوفر عدة مستويات من البحث و الاسترجاع للوثيقة تسهل الوصول للملف بسرعة و سهولة

عملية تحويل الوثائق الخارجية إلى صور تتم عن طريق أي جهاز ماسح ضوئي (سكانر) يدعمه البرنامج بتقنية (Twin) ويقوم بإضافة الوثيقة إلى البرنامج مع ضغط وتشفير الصورة ويتم الحفظ مباشرة على مجلد خاص بالبرنامج مما يساعد على سرعة استرجاعها وإعادة تصديرها وتخزينها في أي وقت

إمكانية التعامل مع البرنامج عن طريق جهاز سطح المكتب أو عن طريق متصفح الانترنت حيث يوجد نسخة من البرنامج تعمل بشكل (Web Based Application) مما تساعد على إمكانية الوصول إلى البرنامج من أي محطة طرفية دون الحاجة إلى تحميل إلى أي برامج خاصة على جهاز العميل كما تمكنك الوصول إليها عن طريق الانترنت أو الانترنت لمن يملك سماحية للدخول على البرنامج
لقد أمضينا الكثير من الوقت في إعداد البرنامج بما ذلك تطوير وفهم الآليات التي يحتاجها العميل لبناء أي برنامج أرشفة مما يجعلنا منافسين أقوياء في مجال أرشفة الوثائق كما أننا نثق بان سرعة الوصول للمعلومات يساعد أي جهة في اتخاذ قرارات سريعة وصحيحة ناهيك عن دقتها بتوفر كل ما تحتاج إليه بنفس الوقت دون الحاجة إلى إمضاء الكثير من الوقت في البحث بين الأوراق والمجلدات المكدسة

تراخيص الاستخدام و نظام الوحدات

نحن على ثقة تامة بان لكل عمل احتياجاته الخاصة ولذلك قمنا بتقسيم البرنامج إلى الكثير من الوحدات ليتناسب مع احتياجاتكم فلا حاجة لكم لشراء أي وحدة لستم بحاجة إليها كما تمكنكم هذه الطريقة على تكاملية وترابط الوحدات مع بعضها البعض للحصول على الحل الذي تحتاجونه لأعمالكم

# المواصفات  الدعم
متوافق مع نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات السعودي
البحث المخصص و المطور على عدة حقول و استعلامات محددة للوصول السريع للوثيقة
دعم ترقيم عام للصادر و الوارد أو ترقيم خاص على مستوى الافراد
تعدد الصلاحيات على مستوى المجلد أو الادارة
 ألية التنبيهات (Alert Notifications) على الوثائق من أجل المراجعة أو الاتلاف
 دعم كامل لجميع أنظمة ويندو حتى Windows 7 
 دعم تعدد الاصدارات (Versioning
 دعم توثيق جميع العلميات التي تمت على النظام على مستوى المستخدم و الوثيقة (Auditing) 
 دعم ربط الوثائق و بناء علاقات بينها (Relations) و دعم العلاقات الرجعية بشكل ألي
 دعم بناء الاختام والتواقيع و تخصيصها و مجموعة كبيرة من الاختام 
 دعم تصحيح زاوية انحراف الوثيقة أليا عند السحب بالماسح الضوئي
 دعم سحب عدة معاملات مختلفة في نفس الوقت
 دعم التعرف على الاوراق الفارغة أليا
 دعم تصحيح التشوهات و إزالتها أليا
 دعم تعدد المستخدمين و العمل ضمن الشبكة
 دعم اللغة العربية و الانجليزية
 دعم التاريخ الهجري و الميلادي
 دعم العمل ضمن الويب (الانترنت و الانترانت)
 دعم العمل في بيئة الفروع المتعددة
 دعم أي ماسح ضوئي بتقنية (Twin)
 دعم أي قواعد بيانات قياسية أو تدعم (ODBC) (أوراكل - مايكروسوفت اس كيو ال)
 دعم أرشفة الفاكسات الواردة أليا عبر ارتباطها بالنظام (FAX)
 دعم أرشفة الوثائق الالكترونية (ملفات مايكروسوفت أوفيس و أي وثائق الكترونية)
 إمكانية طباعة ملصقات البار كود من البرنامج مباشرة
 دعم المسح الضوئي لعدة صفحات مرة واحدة
 دعم اضافة وثائق جديدة ضوئيا أو حذفها مباشرة عبر النظام على مستوى الوثيقة
 دعم الاتصالات الإدارية (متابعة سير المعاملات)
 إمكانية التكامل مع أنظمة (OCR)
 إمكانية توفير واجهة للبرمجة عبر النظام للتكامل مع الانظمة الاخرى (API)
 تقارير الأداء و إحصاءات الوثائق بالنظام
 دعم تصنيف شجري بتداخل غير نهائي
 دعم البحث المتعدد و البحث السريع و المخصص
 إمكانية السحب و الإفلات ما بين الكائنات
 إمكانية طباعة الوثائق من النظام مباشرة
 إمكانية إرسال الوثائق بالبريد الالكتروني
 إمكانية تحرير الوثيقة و حفظها
 دعم الهيكل الإداري و التنظيمي للصلاحيات
 

بعض صور شاشات النظام الجديدة: